「ESG+約章計劃」管理辦法

引言

可持續發展關乎人類的長遠福祉,是每個企業/機構賴以生存與發展的立足之本。香港業界應擔當起應盡之責,關切自身業務與社會、經濟、環境和資源的關係,投身於創建共融和諧、可持續及具適應性的將來,推動香港同時達致經濟繁榮、社會進步和環境優美。

 

香港中華廠商聯合會特發起「ESG+約章」(ESG+ Pledge),鼓勵業界透過簽署約章,承諾在環境保護、社會責任、公司管治 (ESG)等範疇率先採取實質性的行動。計劃旨在增強香港工商界對可持續發展理念與實踐的重視,推動業界坐言起行,為創建可持續的未來而共同努力。香港品牌發展局擔任計劃的合作機構,為「約章」提供計劃標準等方面的技術支援。

 

本管理辦法規定了主辦機構香港中華廠商聯合會與「ESG+約章」申請公司/機構、獲准公司/機構等的權利與義務。倘若本辦法與其他文件存有不相符合之處,則以本辦法為準。

 

1:定義與簡稱

以下定義或簡稱適用於本辦法:

 

計劃

香港中華廠商聯合會推行的「ESG+約章」計劃。

 

約章

ESG+約章 

 

廠商會

香港中華廠商聯合會。

 

主辦機構

香港中華廠商聯合會。

 

申請人

申請參加計劃並簽署「ESG+約章」的企業/機構。

 

獲准人

經主辦機構審批的申請公司/機構,並承諾依照本規定保障主辦機構之利益的企業/機構。

 

計劃標準

主辦機構制定的文件,列明對申請人或獲准人在參與約章計劃以及推行ESG方面的相關要求,包括但不限於「ESG執行實務類別」、「ESG+約章」參與資格及申請程序、「『ESG+約章』標誌使用指引」、「『ESG+約章』之文字及口語表述之建議範本」等。

 

督導委員會

「廠商會ESG+約章計劃督導委員會」,由主辦機構組織的決策機構。

 

合作機構

「計劃」的支援性組織,由香港品牌發展局擔任;為計劃標準提供技術支援,包括但不限於制訂「ESG執行實務類別」等文件。

 

審核

由主辦機構或其授權之代表進行核證和審批的程序,以確定申請公司或獲准公司是否滿足有關條件和規定。

 

進一步審核

主辦機構對申請人所提交之文件及資料的審核一般以「文案審核」的形式進行;若認為有必要,主辦機構可開展「進一步審核」,包括要求申請公司提供申報資料的正本、向其他相關機構進行核實、與申請人的管理層進行會談,或派員於申請人的營運場所或生產線進行實地查核等。

 

標誌

「ESG+約章」計劃標誌;主辦機構特別設計之視覺符號,以應用於計劃的官方場合,並可授權獲准人在有效期內用於宣傳有關公司/機構的形象。

 

2.計劃的申請資格

 

 (i). 申請人必須持有有效的香港商業登記證; 

(ii). 申請人必須在香港有實質的業務。

 

3.「約章」的權限及管理

 

(i). 主辦機構須確保「約章」在任何時候公平無倚。

(ii). 主辦機構有權利及義務解釋本辦法的各項規定,並在必要時頒發文件,以協助申請人和獲准人理解本辦法的意圖和要求。

(iii). 督導委員會代表主辦機構負責計劃申請/核准資格的標準制定、審核、監管、續期、變更、暫停和撤銷,以及處理「約章」的其他一切事宜。

(iv). 合作機構香港品牌發展局就ESG執行實務的分類、計劃的審核規程和準則以及其他與標準相關的事宜向主辦機構提供意見。

(v). 主辦機構在必要時公佈資料,以通告更新標準、「約章」的申請要求以及關於申請、維持准許資格的規定。

(vi). 主辦機構在審批申請或續期的申請前,對申請人提交之文件及資料進行審核;必要時可進行「進一步審核」。

(vii). 主辦機構須對各申請人所提供的資料予以嚴格保護。據此,只有處理申請的人員方可接觸有關資料,包括主辦機構屬下的相關委員會及其授權的機構或人士,負責「約章」之管理、支援和其他工作的人員等。若申請人於申請過程中須提供其管理層或相關人士的個人資料,有關資料只會用於「約章」的申請、審核以及相關的合法用途,並以機密方式保存。

(viii). 主辦機構可在適當時候,將「約章」之申請和資格等事宜向媒體以及透過其他渠道向外披露及公佈,包括但不限於將申請人及獲准人的基本資料陳列於主辦機構的網站、「約章」的專門網站、通告以及其他向公眾開放的資訊設施。

(ix). 對於第三方對申請人提出投訴,且有關投訴屬於准許範圍內的事務,主辦機構須進行調查。

(x).  對於申請人、獲准人或其他人士因為「約章」而遭受之損害及損失,主辦機構及其授權的協作機構或人士一概無須負責。

(xi). 對於主辦機構及其授權的協作機構或人士因為「約章」的申請、公告及其他事宜而負上之責任或遭受之損害及損失,有關申請人或獲准人必須作出賠償。

(xii). 主辦機構對「約章」相關的一切事宜有最終決定權,其決定均具約束力。

主辦機構定期檢討本管理辦法,並可根據需要而不時對管理辦法、申請標準以及與「約章」有關的規定或安排作出修訂或增補而無須事先通知。

 

4.申請人或獲准人之義務

 

(i). 申請人及獲准人必須承諾在任何時候遵守本規定以及與「約章」有關的其他要求。

(ii). 申請人及獲准人須盡力配合主辦機構,提供準確、真實和完整的相關資料。獲准人若憑虛假或誤導資料辦理申請,其申請即屬無效;主辦機構保留追究權利。

(iii). 獲准人須確保在使用標誌時,嚴格遵照標誌使用指引(附件甲) 及主辦機構的相關規定,包括不得將標誌用於推廣具體的產品或服務上。

(iv). 獲准人須確保在使用和引述「約章」時,嚴格遵照主辦機構的相關規定,包括但不限於「約章」之文字及口語表述之建議範本。

(v). 若申請人或獲准人於以下範疇的資料發生變更,獲准人須在一個月內以書面形式通知主辦機構:

(1)  與申請及申請相關的法律和其他證明文件發生變更;

(2)  申請人營運的形式、安排以及業務範圍等發生重大變化;

(3)  主要營運場所和公司地址發生變更;

(4)  公司股權、管治架構、人事安排以及其他方面出現任何重大變更,有關變更對申請和申請資格構成影響。

獲准人須保證在任何時候都不損害主辦機構的聲譽和利益。

 

5. 申請的續期、變更和終止

 

(i). 視乎需要,主辦機構可為「約章」設立有效期,以及續期的程序與要求,以定期檢視獲准人是否繼續符合申請的要求。

(ii). 如出現以下情況,主辦機構可酌情限制、暫停、撤銷申請人/獲准人於計劃的相關資格:

(1)  因公司/機構的組織架構或營運上出現變動而導致獲准人不再符合「約章」的申請資格及標準;

(2)  獲准人作出任何有損害「約章」或損害主辦機構、合作機構聲譽和利益的行為;

(3)  獲准人涉及任何投訴個案、法律訴訟或負面事件;主辦機構經調查後,認為獲准人已不再符合「約章」的申請標準或者對「約章」及主辦機構、合作機構的利益和聲譽已經或可能造成負面影響;或

(4)  主辦機構因其他任何理由而認為獲准人未能夠或者不具備能力符合申請標準,或者對「約章」及主辦機構、合作機構的利益和聲譽構成實質或潛在的負面影響。

(iii). 主辦機構以書面形式通知獲准人有關申請暫停或註銷的決定,並以發出通知的當日生效。有關通知不須列明變更申請的理據。

(iv). 在暫停通知發出的四個星期內,申請人或其授權代表必須以書面向主辦機構提供改正不符之處和防止再次出現同類事件的方案。改正方案須在六個星期內完成,經再次審核後,主辦機構若認為結果滿意,可允許有關機構恢復申請/核准資格。

(v). 若申請資格暫停後未能在六個星期內恢復,獲准人將被撤銷資格且不再獲續期;有關機構日後須重新辦理申請手續。

(vi). 在暫停申請/核准資格期間和申請註銷之後,獲准人不能使用「約章」的資格進行何活動。

(vii). 如獲准人欲註銷其於「約章」的申請,應以書面通知主辦機構,並說明註銷申請的原因。

(viii). 對於獲准人因「約章」的申請/核准資格被暫停、註銷或者任何變更所引致的損失或損害,主辦機構一概無須負責。

(ix).  申請人無論因為任何原因被暫停、終止申請或退出本計劃,必須即時停止在任何媒體或以任何方式,包括但不限於廣告、宣傳品、商業網站、流動應用程式及社交媒體平台等使用標誌。

(x). 主辦機構有權在任何媒體以任何方式公佈獲准人一切與參加計劃的有關信息,包括但不限於公佈有關獲准人的名稱及地址/域名,及暫停/ 終止資格的詳情。

(xi). 申請人無論因任何原因被終止申請人資格,只可於申請人資格終止日起計12個月後重新申請「ESG+約章」計劃。

 

6.    爭議、投訴和上訴

 

(i). 申請人或獲准人可對主辦機構的決定或行動提出申訴及表示異議,惟必須在有關決定或行動生效後的二十八日曆天內以書面方式提出反對的理據。除非主辦機構另有決定,否則該申訴不會令有關決定暫緩執行。

(ii). 主辦機構就申請人或獲准人提出的申訴或爭議作出調查,並告知有關機構調查及審議的結果。有關通知不須列明結果的理據。

(iii). 若申請人或准許人不接受6.(ii)條款所指的調查和審議,可以書面形式在四個星期內向主辦機構提出上訴,並陳述理據。

(iv). 收到書面上訴後,主辦機構將組織獨立上訴委員會跟進。

(v).  應上訴委員會的審議和裁決,督導委員會以書面形式將最終決定通知上訴的申請人。有關通知不須列明決定的理據。